Privacyreglement

Wanneer je Dito!’er wordt registreren wij een aantal persoonsgegevens van je. Wij vinden veilige en verantwoorde omgang met deze gegevens bijzonder belangrijk. Daarom leggen we op deze pagina uit welke gegevens wij registreren, waarom, en hoe je gegevens kan wijzigen of verwijderen. Door Dito!’er te worden ga je akkoord met deze voorwaarden.

Geregistreerde persoonsgegevens

Als Dito!’er worden de volgende persoonsgegevens vastgelegd:

  • Naam en adresgegevens, zodat wij je aan het begin van het jaar je Dito!-pas kunnen sturen
  • Geboortedatum en jaar, zodat we onze leeftijdsgrens kunnen handhaven, geen jaarlijkse bijdrage vragen van Dito!’ers onder de 18 jaar, en wij je een verjaardagsmail kunnen sturen
  • IBAN (en BIC voor buitenlandse rekeningen), voor het uitvoeren van de incasso
  • Emailadres, zodat we o.a. de verjaardagsmail, de aankondiging van de incasso en de uitnodiging voor de ADV aan je kunnen sturen
  • Telefoonnummer, zodat we je in dringende gevallen kunnen bereiken (zoals een mislukte incasso), of wanneer het geregistreerde emailadres niet werkt
  • Opleiding/werk, zodat wij enig inzicht hebben in waar wij potentiele Dito!’ers nog niet bereiken, en zodat wij weten hoeveel Dito!’ers aan de Radboud Universiteit (RU) studeren (wat voor bepaalde regelingen van de RU van belang is).

Beheer en delen van persoonsgegevens

Beheer van de geregistreerde gegevens valt onder de secretaris; hij of zij is verantwoordelijk voor vertrouwelijk en vellig beheer van zowel het gegevensbestand als de fysieke inschrijfformulieren. Daarnaast wordt het gegevensbestand voor de incasso gedeeld met de penningmeester, dit gebeurt meestal twee of drie keer per jaar, afhankelijk van de inschrijvingen van nieuwe Dito!’ers. Ook heeft het bestuurslid intern een kopie van het gegevensbestand met alleen de namen, emailadressen en geboortedata, voor het versturen van de verjaardagsmails; deze versie wordt af en toe bijgewerkt.

Gegevens worden niet gedeeld met andere partijen of organisaties. De enige twee uitzonderingen hierop betreffen de maandelijkse nieuwsbrief, en de duoleden van Dito! en het COC. Voor het versturen van de nieuwsbrief maken wij gebruik van een extern mailprogramma, waar wij de emailadressen voor gebruiken. Daarnaast hebben wij hebben een verwerkersovereenkomst met het COC, waarin wij hebben vastgelegd dat de secretaris twee keer per jaar nieuwe duoleden aanmeldt bij het COC door hun naam, adresgegevens, geboortedatum en jaar en emailadres met de ledenadministratie van COC Nederland te delen. Dit zodat duoleden de ledenpassen, het magazine en de nieuwsbrief van het COC ontvangen. Mensen die zich als duolid aanmelden worden hier door ons over de mail van op de hoogte gebracht en om toestemming gevraagd.

Mocht er op enig moment geen secretaris actief zijn in het bestuur van Dito!, dan neemt de penningmeester het beheer van de gegevens over.

Vragen, correcties en uitschrijven

De secretaris van Dito! is verantwoordelijk voor het beheer van de gegevens, en kan worden gemaild voor het opvragen of corrigeren van jouw geregistreerde gegevens. Ook als je je wilt uitschrijven bij Dito! kan dit door een mail naar de secretaris te sturen. Zoals vermeld op de website en het inschrijfformulier vindt uitschrijving plaats aan het einde van het kalenderjaar.

Mocht je als duolid gegevens willen aanpassen die bij het COC staan geregistreerd, of je willen uitschrijven bij het COC, dan moet je dit zelf aan hen doorgeven. Dit kan o.a. via de website van COC Nijmegen.